Glossaire

Utilisateurs

Le responsable gère vos comptes Viking et occupe donc un rôle important dans l'organisation de votre expérience d'achat. Il peut créer des utilisateurs, les gérer et leur assigner le rôle d'autres responsables, approbateurs et clients.

Il peut configurer des permissions pour des utilisateurs spécifiques, limitant leurs possibilités d'achat.

Il peut gérer les unités (mais pas en créer de nouvelles) pour essayer de reproduire au plus près la structure de votre entreprise sur votre compte Viking. Les administrateurs peuvent affecter des centres de coûts aux unités pour gérer au mieux les budgets selon les parties spécifiques de votre organisation.

Les responsables peuvent également être client et/ou approbateur en même temps. Ils peuvent être soumis à certaines restrictions dans ces rôles, concernant par exemple les budgets ou les autorisations.

Nous avons également élaboré une description détaillée du processus de création des utilisateurs dans notre section tutoriel.

Un client est un utilisateur qui a le droit d'acheter à partir de votre compte Viking. À part cela, celui-ci ne dispose d'aucun autre droit sur votre compte Viking.

Des permissions peuvent lui être attribuées pour limiter ses achats. De même, les clients peuvent être assignés à des unités pour attribuer leurs achats à la partie de leur organisation à laquelle le client appartient.

Ils représentent généralement la majorité des utilisateurs au sein d'une organisation, et donc au sein d'un compte Viking.

Les responsables et les approbateurs occupent aussi souvent le rôle du client, de sorte que tous ces rôles peuvent être combinés.

Nous avons également élaboré une description détaillée du processus de création des utilisateurs dans notre section tutoriel.

Vous pouvez demander aux approbateurs de revoir et d'approuver les commandes passées par les clients. Généralement, les approbateurs occupent le rôle de superviseur ou d'acheteur au sein d'une organisation.

Ils sont invités à examiner et à valider des commandes spécifiques lorsque les clients sont en dehors des permissions définies ou lorsque les budgets définis pour des centres de coûts spécifiques sont dépassés.

Un approbateur peut gérer les commandes en attente de confirmation dans le tableau de bord des approbateurs.

Ceux-ci occupent généralement également le rôle du client.

Nous avons également élaboré une description détaillée du processus de configuration des utilisateurs dans notre section tutoriel.

La fonction Unités vous permet de faire correspondre la structure hiérarchique de votre organisation à vos achats Viking.

Votre compte Viking est régulièrement créé pour définir le niveau en haut de la hiérarchie de votre structure organisationnelle. Un administrateur Viking peut créer des unités supplémentaires à votre place pour les autres niveaux hiérarchiques que vous souhaitez inclure dans votre processus d'achat, tels que les divisions, les départements, les succursales ou les filiales, que vous pouvez ensuite gérer via un responsable.

Les utilisateurs peuvent être assignés à ces unités sous différents rôles. Vous pouvez également affecter des centres de coûts aux unités.

L'utilisation de la fonction Unités vous permet de répartir clairement les différents types d’achats de votre organisation et de garder un œil sur vos différents besoins et achats.

Nous avons également élaboré une description détaillée du processus de configuration des utilisateurs dans notre section tutoriel.

Les budgets représentent les fonds qui devraient être mis à la disposition d'un centre de coûts particulier pendant une certaine période pour les achats réalisés auprès de Viking.

Les prévisions budgétaires représentent une méthode efficace de contrôle de vos dépenses liées à votre compte Viking.

Ils ne peuvent être affectés qu'à des centres de coûts. Si un centre de coûts particulier a des commandes qui dépassent la valeur du budget, elles doivent être soumises à un examen par un approbateur. Cette personne peut rejeter les commandes en question ou les valider malgré le dépassement du budget.

En outre, les budgets doivent être fixés pour une période définie.

Nous avons également élaboré une description détaillée du processus de configuration des budgets dans notre section tutoriel.

Tous les utilisateurs qui accèdent à un compte Viking pour passer des commandes (c'est-à-dire en tant que clients) peuvent bénéficier de permissions différenciées qui limitent ou étendent leur capacité d'achat auprès de Viking.

Celles-ci peuvent être utilisées, par exemple, pour contrôler le montant des achats qu'un client peut effectuer via le compte Viking dans un certain délai, ou pour déterminer si l’utilisateur en question a la possibilité de dépasser les budgets définis si nécessaire.

Elles peuvent être utilisées pour affiner le contrôle des achats au sein des unités et des centres de coûts pour lesquels des budgets globaux peuvent être définis. Ou bien pour limiter les possibilités d'achat des utilisateurs ou leur donner une plus grande flexibilité.

Nous avons également élaboré une description détaillée du processus de configuration des autorisations dans notre section tutoriel.

En définissant des centres de coûts au sein de votre compte Viking, vous pouvez placer le coût de vos achats auprès de Viking à l'endroit précis affecté. Un ou plusieurs centres de coûts peuvent être affectés à chaque unité de votre organisation.

Dans votre compte Viking, les budgets sont affectés aux centres de coûts (et non aux unités). Par conséquent, si vous souhaitez restreindre financièrement un centre de coûts pour vos achats auprès de Viking, veuillez lui affecter un budget.

Les commandes qui dépassent le budget alloué à un centre de coûts particulier doivent être approuvées par un approbateur avant d'être exécutées. En outre, il est possible d'accorder à certains acheteurs la possibilité de dépasser le budget alloué à un centre de coûts pour leurs commandes de façon permanente ou pour une période limitée, via une permission.

Nous avons également élaboré une description détaillée du processus de configuration des centres de coûts dans notre section tutoriel.